Documentos accesibles en “la nube”

En la actualidad, muchos de nosotros manejamos documentos, gráficos, hojas de cálculo o presentaciones para nuestras prácticas o simplemente, para consultar nuestros datos. Lo habitual es tener esa información guardada en alguna unidad de almacenamiento o en ocasiones la tenemos accesible en nuestras cuentas de correo. Si accedemos a ellas desde nuestro ordenador para su consulta y/o modificación no suele haber ningún tipo de problema, pero ¿qué pasa cuando el ordenador desde el cual accedemos no tiene la versión del programa que utilizamos nosotros?

Además, si modificamos el documento en otro ordenador, tenemos que descargarlo, modificarlo y una vez retocado, volvérnoslo a enviar, lo que nos ocasiona multitud de copias. Si además, se trata de un documento que queremos compartir, el caos suele estar garantizado.

De este problema se han dado cuentas los dos grandes clientes de correo (Hotmail y Google) y nos ofrecen para estos casos unas utilidades muy poco conocidas pero que nos pueden ser de muchísima utilidad llegado el caso. Además, son gratuitas si tenemos una cuenta de correo en dichos proveedores de correo, algo muy habitual.

En primer lugar, Hotmail y Google nos ofrecen las mismas utilidades: Un procesador de textos, una hoja de cálculo y un gestor de presentaciones. En todos los casos, cumple con suficiencia las necesidades básicas, por lo que en el caso de Hotmail, podría suplir en muchos casos al paquete ofimático Microsoft Office. El único inconveniente, como sucede en cualquier software que esté en la nube, es que necesitamos internet para su utilización, pero como veremos más adelante, hay formas de remediar esto (en parte).


 
Google Docs
 
 

Google Docs
 
 

Aparte de los paquetes anteriores, Hotmail ofrece en su SkyDrive el paquete ofimático OneNote. Este software nos puede servir como una especie de bloc de notas que permite añadir enlaces, diagramas, gráficos, etc. y nos facilita su utilización para compartir esta información con otros, aunque esta es una particularidad que ofrecen todos los paquetes informáticos que estamos comentando.
 
 

Hotmail
 
 

Hotmail Word

 

Por su parte, Google ofrece en sus Docs una pequeña aplicación gráfica (similar al Paint de Windows) así como un pequeño programa de formularios, muy básico, pero que nos puede servir para crear formularios para que lo rellenen aquellas personas que nosotros designemos.

 

Google, hoja de cálculo
 
 

Skydrive

 

En cuanto a la posibilidad de exportar, los productos de Hotmail nos permiten abrirlos en sus correspondientes hermanos mayores de Microsoft (si los tuviéramos instalados), creando un enlace de tal forma que las modificaciones que hiciéramos en estos se actualizarían automáticamente en la nube.

Google, por su parte, permite la exportación a multitud de formatos (incluyendo el de Office) o generar un pdf, por lo que a mi entender, es más completo que el de Hotmail.

Si hablamos de velocidad, en las pruebas con varios ordenadores siempre ha salido ganando la aplicación de Google. En cuanto a facilidad de uso, obviamente gana la de Hotmail ya que su apariencia es muy similar al software de Microsoft Office 2010, con el que solemos estar más habituados. En cualquier caso, como podréis ver en los volcados de pantalla que se adjuntan, la apariencia es parecida en ambos paquetes informáticos y no va a ocasionar prácticamente ninguna dificultad el uso de uno u otro.

Mi recomendación es que su uso es altamente acosnejable en aquellos documentos a los que queramos acceder desde cualquier ordenador, con el plus añadido que nos da igual la versión instalada en él y también en aquellos documentos que nos interesa compartir con otras personas, tanto a nivel de sólo lectura como con la posibilidad de  modificación.

 

Miguel Ángel Alcaraz, Técnico de soporte y asistencia a usuarios.

Almacenamiento de nuestros ficheros en “la nube”, Blog SI, 18/05/2011.

 

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