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Tipo / Tipus: | Ofimática / Ofimàtica |
| Licencia / Llicència: | Varias / Vàries | |
| Disponibilidad / Disponibilitat: | Registro gratuito / Registre gratuït | |
| S.O.: | Multiplataforma | |
| Idioma: | Disponible en Español y Catalán / Disponible en Espanyol i Català | |
| Web: | http://docs.google.com |
La suite ofimática de Google, que incluye un editor de textos, hojas de cálculo, creación de presentaciones y de formularios, permite edición online y trabajo colaborativo.
Tus documentos quedan almacenados online, de modo que puedes acceder a ellos en cualquier lugar con conexión a Internet. Si pensáis que esto puede ser un problema, os comentamos que existe una aplicación de código abierto llamada Gears que permite trabajar con tus documentos sin necesidad de estar conectado a Internet. En este caso, las modificaciones que vayáis realizando se almacenarán en vuestro ordenador hasta que os conectéis de nuevo, momento en el cual, los cambios se sincronizan con los servidores de Google Docs y quedan a disposición de los colaboradores.
Desde la pantalla de inicio podremos visualizar los documentos a los que tengamos acceso, ya sean creados por nosotros o compartidos (con permisos de visualización o edición) por alguno de nuestros compañeros.
A la izquierda tenemos a nuestra disposición toda una serie de opciones para filtrar el listado de documentos. Así, cuando el número de documentos vaya incrementándose podremos encontrar el que busquemos de un modo más sencillo.
Al crear un documento nuevo, tendremos la opción de hacerlo a partir de una plantilla o desde cero. También podremos importar documentos existentes, aunque puede que algunas funciones no sean totalmente compatibles como las animaciones de diapositivas, las tablas dinámicas, las marcas de revisión y comentarios, o las notas a pie de página.
Una de las características que más valoramos, común a cualquier tipo de documento, es la capacidad de exportar archivos de un modo sencillo y en diferentes formatos. De este modo, tendremos la seguridad de disponer de los documentos que queramos en nuestro ordenador.
Otra de las funcionalidades clave, es la de compartir documentos, teniendo varias opciones a elegir:
- Invitar a otros usuarios a través del correo electrónico para que puedan acceder a los documentos desde su perfil de Google Docs.
- Obtener un enlace de acceso a la página, de modo que, si únicamente se otorgan permisos de visualización, no hace falta registrarse en Google Docs para ver el documento.
- Enviar como archivo adjunto en un email.
Dependiendo del tipo de documento y del navegador que utilicemos, encontraremos la opción de publicar como página web u obtener el código html para incrustarlo, por ejemplo, en un sitio web o un blog . En ese momento, al documento se le asigna una dirección web exclusiva (URL) que será accesible por todo el mundo, y que podrás enviar a tus compañeros y amigos.
En todos los tipos de documento disponemos de un historial de cambios, que podemos visualizar en cualquier momento y que nos permite recuperar cualquier versión anterior. En el histórico de la aplicación de edición de textos, además, se permite una comparación directa entre dos archivos preseleccionados, tal y como se muestra en la siguiente secuencia:
[kml_flashembed movie="http://w3.ua.es/ite/blogTIC/videos/docs-revisiones.swf" width="632" height="444" wmode="transparent" align="center" /]
El editor de textos dispone de las funciones habituales, e incluye, además, un editor gráfico para dibujar formas. Cuando otro usuario está editando el documento aparece una cajita coloreada en la parte derecha de la barra del menú.
Las presentaciones que podemos crear con esta aplicación pueden resultar más simples que las creadas con aplicaciones de escritorio, sobre todo a la hora de añadir transiciones y efectos. No obstante, disponemos de algunas opciones muy interesantes como la posibilidad de incorporar vídeos de Youtube sin complicaciones, o la posibilidad de realizar la presentación online con múltiples usuarios. Este último caso es tan sencillo, como pasar la URL del enlace a las personas que quieres que visualicen la presentación. Los usuarios conectados irán apareciendo en la lista de público, y podremos comunicarnos con ellos por medio del chat. Si alguien asume el control de la presentación, los demás usuarios visualizarán las transparencias al ritmo del primero.
En las hojas de cálculo podemos encontrar las funcionalidades típicas: uso de funciones, creación de gráficos sencillos, formato condicional… Además, tenemos la posibilidad de chatear a tiempo real con otros usuarios que estén editando la hoja simultáneamente.
Los formularios, están muy relacionados con las hojas de cálculo, ya que las respuestas que se vayan enviando se almacenarán en una de estas hojas, de modo que podremos trabajar fácilmente con las estadísticas de los datos obtenidos. De todos modos, existe una opción que permite visualizar de manera tanto gráfica como numérica, el resumen de respuestas obtenidas hasta ese momento.
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En resumen, Google Docs nos parece una aplicación muy interesante para realizar trabajo colaborativo. Los alumnos de un grupo de trabajo pueden estar editando un documento simultáneamente, y comunicarse vía chat, siendo la propia aplicación la que se encarga de manejar las versiones que cada uno realiza. En cualquier momento, podrán ver quién ha realizado cada cambio y volver a versiones posteriores cuando sea necesario. La herramienta de formularios puede utilizarse para recopilar información por ejemplo, creando encuestas de opinión sobre algún tema determinado. Y lo más importante de todo, es totalmente gratuito.
Entre las desventajas, podemos encontrar las limitaciones de tamaño y posibles problemas de seguridad, si no tenemos una buena contraseña o simplemente, si nos equivocamos intentando compartir documentos con el grupo de trabajo y los hacemos públicos.
La suite ofimàtica de Google, que inclou un editor de textos, fulls de càlcul, creació de presentacions i de formularis, permet edició online i treball col·laboratiu.
Els teus documents queden emmagatzemats online, de manera que pots accedir a ells en qualsevol lloc amb connexió a Internet. Si penseu que açò pot ser un problema, us vam comentar que existeix una aplicació de codi obert anomenada Gears que permet treballar amb els teus documents sense necessitat d’estar connectat a Internet. En aquest cas, les modificacions que realitzeu s’emmagatzemaran en el vostre ordinador fins que us connecteu de nou, moment en el qual, els canvis se sincronitzen amb els servidors de Google Docs i queden a la disposició dels col·laboradors.
Des de la pantalla d’inici podrem visualitzar els documents als quals tinguem accés, ja siguen creats per nosaltres o compartits (amb permisos de visualització o edició) per algun dels nostres companys.
A l’esquerra tenim a la nostra disposició tot un seguit d’opcions per a filtrar el llistat de documents. Així, quan el nombre de documents s’incremente podrem trobar el qual cerquem d’una manera més senzilla.
Al crear un document nou, tindrem l’opció de fer-lo a partir d’una plantilla o des de zero. També podrem importar documents existents, encara que pot ser que algunes funcions no siguen totalment compatibles com les animacions de diapositives, les taules dinàmiques, les marques de revisió i comentaris, o les notes a peu de pàgina.
Una de les característiques que més valorem, comuna a qualsevol tipus de document, és la capacitat d’exportar arxius d’una manera senzilla i en diferents formats. D’aquesta manera , tindrem la seguretat de disposar dels documents que vulguem en el nostre ordinador.
Una altra de les funcionalitats clau és la de compartir documents. Tenim diverses opcions a triar:
- Convidar a altres usuaris a través del correu electrònic perquè puguen accedir als documents des del seu perfil de Google Docs.
- Obtenir un enllaç d’accés a la pàgina, de manera que, si únicament s’atorguen permisos de visualització, no fa falta registrar-se en Google Docs per a veure el document.
- Enviar com arxiu adjunt en un correu electrònic.
Segons el tipus de document i el navegador que utilitzem, trobarem l’opció de publicar com pàgina web o obtenir el codi html per a incrustar-lo, per exemple, en un lloc web o un blog . En aquest moment, al document se li assigna una adreça web exclusiva (URL) que serà accessible per tot el món, i que podràs enviar als teus companys i amics.
En tots els tipus de document disposem d’un historial de canvis, que podem visualitzar en qualsevol moment i que ens permet recuperar qualsevol versió anterior. En l’històric de l’aplicació d’edició de textos, a més, es permet una comparança directa entre dos arxius preseleccionats, tal com es mostra en la següent seqüència:
[kml_flashembed movie="http://w3.ua.es/ite/blogTIC/videos/docs-revisiones.swf" width="632" height="444" wmode="transparent" align="center" /]
L’editor de textos disposa de les funcions habituals, i inclou, a més, un editor gràfic per a dibuixar formes. Quan altre usuari està editant el document apareix una caixeta acolorida en la part dreta de la barra del menú.
Les presentacions que podem crear amb aquesta aplicació poden resultar més simples que les creades amb aplicacions d’escriptori, sobretot a l’hora d’afegir transicions i efectes. No obstant això, disposem d’algunes opcions molt interessants com la possibilitat d’incorporar vídeos de Youtube sense complicacions, o la possibilitat de realitzar la presentació online amb múltiples usuaris. Aquest últim cas és tan senzill, com passar la URL de l’enllaç a les persones que vols que visualitzen la presentació. Els usuaris connectats apareixeran en la llista de públic, i podrem comunicar-nos amb ells per mitjà del xat. Si algú assumeix el control de la presentació, els altres usuaris visualitzaran les transparències al ritme del primer.
En els fulls de càlcul podem trobar les funcionalitats típiques: ús de funcions, creació de gràfics senzills, format condicional… A més, tenim la possibilitat de xatejar a temps real amb altres usuaris que estiguen editant el full simultàniament.
Els formularis, estan molt relacionats amb els fulls de càlcul, ja que les respostes que s’envien s’emmagatzemaran en un d’aquests fulls, de manera que podrem treballar fàcilment amb les estadístiques de les dades obtingudes. De totes maneres, existeix una opció que permet visualitzar de manera tant gràfica com numèrica, el resum de respostes obtingudes fins a aqueix moment.
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En resum, Google Docs ens sembla una aplicació molt interessant per a realitzar treball col·laboratiu. Els alumnes d’un grup de treball poden estar editant un document simultàniament, i comunicar-se via xat, mentre la pròpia aplicació s’encarrega de manejar les versions que cadascun realitza. En qualsevol moment, podran veure qui ha realitzat cada canvi i tornar a versions posteriors quan siga necessari. L’eina de formularis pot utilitzar-se per a recopilar informació de per exemple, enquestes d’opinió sobre algun tema determinat. I el més important de tot, és totalment gratuït.
Entre els desavantatges, podem trobar les limitacions de grandària i possibles problemes de seguretat, si no tenim una bona contrasenya o simplement, si ens equivoquem intentant compartir documents amb el grup de treball i els fem públics.