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¿Conoces Dropbox?

Logo DropboxDropbox es un servicio de alojamiento de archivos y sincronización que, además, permite compartir esos archivos y carpetas con otros usuarios. Es multiplataforma: funciona sobre Windows, Mac, Linux y dispositivos móviles.

En su versión gratuita, que podremos utilizar simplemente creando una cuenta de Dropbox, disponemos de 2 GB de espacio para almacenar todo tipo de archivos.

Para acceder a nuestros archivos, tenemos la opción de instalar Dropbox en los diferentes equipos que utilicemos o, simplemente, podemos acceder on-line a la web de Dropbox (www.dropbox.com) y loguearnos. Gracias al proceso de sincronización de archivos, tendremos acceso a la última versión de cada archivo de manera cómoda y sencilla.


Dropbox és un servei d’allotjament d’arxius i sincronització que, a més, permet compartir aquestos arxius i carpetes amb altres usuaris. És multiplataforma: funciona sobre Windows, Mac, Linux i dispositius mòbils.

En la seua versió gratuïta, que podrem utilitzar simplement creant un compte de Dropbox, disposem de 2 GB d’espai per a emmagatzemar tot tipus d’arxius.

Per a accedir als nostres arxius, tenim l’opció d’instal·lar Dropbox en els diferents equips que utilitzem o, simplement, podem accedir on-line a la web de Dropbox (www.dropbox.com) i loguearnos. Gràcies al procés de sincronització d’arxius, tindrem accés a l’última versió de cada arxiu de manera còmoda i senzilla.

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Para empezar, debemos crear una cuenta de Dropbox. Tendremos que acceder a su web y descargar la aplicación, pinchando en el botón “Bajar Dropbox“.

Es importante saber que, desde la web de Dropbox podremos acceder on-line a todos los archivos que hayamos añadido a nuestra cuenta. Para ello, tendremos que iniciar sesión con nuestro e-mail y contraseña (botón “Iniciar sesión” que aparece arriba y a la derecha). De esta manera dispondremos de estos archivos en cualquier sitio con acceso a Internet.

Descarga Dropbox

 

La instalación es sencilla (en general, sólo hay que ir pinchando en el botón “Siguiente” para completar cada paso). En uno de los pasos de la instalación, debemos indicar si ya disponemos cuenta de Dropbox o no. Si es la primera vez que utilizamos Dropbox, indicaremos que no tenemos cuenta, para crear una en ese momento.

Crear cuenta durante la instalación

Al crear la cuenta, debemos indicar una de las direcciones de correo electrónico que utilicemos habitualmente, pero la contraseña no tiene porqué ser la misma. En la parte inferior, el nombre de la computadora se rellena automáticamente, pero es posible cambiarlo por otro más descriptivo. De esta manera se puede identificar el equipo que usamos en cada momento.

Crear cuenta durante la instalación

En los siguientes pasos de la instalación tendremos que indicar si queremos una cuenta gratuita o de pago y, el tipo de instalación; elegiremos “Instalación típica“.

Elegir el tipo de instalación

 

Tras la instalación, podremos ver el icono de Dropbox en la barra de tareas y, a su vez, se abrirá la carpeta “My dropbox” o “Dropbox“, alojada en “Mis Documentos“. Esta carpeta contendrá por defecto un par de carpetas que no debemos eliminar: “Photos” y “Public“, cuyo uso comentaremos en otro post.

Carpeta creada

Tendremos que repetir el proceso de instalación en los equipos que utilicemos  habitualmente o en aquellos equipos en los que queramos tener acceso directo a nuestros archivos de Dropbox, con la diferencia de que esta vez no tendremos que crear la cuenta. Durante el proceso de instalación introduciremos los datos de la cuenta (e-mail y contraseña) previamente creada.

Primeros pasos con Dropbox

Ya hemos instalado la aplicación y… ¿ahora qué? Pues es tan sencillo como copiar los archivos que queramos almacenar dentro de la carpeta “My Dropbox” (es justo la carpeta creada automáticamente en “Mis Documentos“). Imaginemos que estamos usando el equipo de nuestro puesto de trabajo; al copiar un archivo a la carpeta indicada, comenzará el proceso de sincronización con el servidor donde se creará una copia del archivo, para que podamos acceder a ella a través de nuestra cuenta on-line.

Cuando uno o varios archivos se están sincronizando, el icono de Dropbox mostrará unas flechas circulares en azul (como el dibujo de la izquierda). Una vez terminado el proceso de sincronización, el icono mostrará una marca en verde (dibujo de la derecha).

Icono sincronizando Icono sincronizado

Al llegar a casa y acceder a nuestro equipo (en el que previamente hemos instalado Dropbox), veremos que automáticamente (si tenemos conexión a Internet) comienza la sincronización de nuevos archivos desde la web a nuestra carpeta local situada en “Mis documentos”. Si modificamos ese archivo y lo dejamos nuevamente en su directorio de Dropbox, al día siguiente, en el trabajo, dispondremos de la última versión del fichero, tras el proceso de sincronización.

Dentro de la carpeta “My Dropbox”, podremos crear tantas carpetas como queramos para tener nuestros archivos organizados. En el servidor se creará una copia de todo lo que tengamos en la carpeta “My Dropbox”, siguiendo la misma estructura de directorios.

Carpeta creada

Compartir archivos con otros usuarios

Primero, abriremos la carpeta “My Dropbox“. Podemos hacerlo manualmente, pinchando en “Mis documentos” y a continuación en la carpeta o, con el botón derecho del ratón sobre el icono de Dropbox, seleccionando “Abrir carpeta de Dropbox“.

Menú contextual de opciones

Para compartir archivos, es necesario compartir una carpeta. Al compartir una carpeta, compartiremos todos los archivos que contiene y todos los archivos que copiemos en ella desde ese momento.

Si seleccionamos una de las carpetas que tenemos en nuestro Dropbox y pinchamos sobre ella con el botón derecho del ratón, podremos acceder directamente a la opción de compartir la carpeta.

Menú contextual de opciones

Al pinchar en esta opción, se abrirá automáticamente el sitio web y mostrará la siguiente ventana:

Compartir una carpeta

Tendremos que introducir las direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que queremos compartir el contenido de la carpeta, separadas por comas. Estas personas tendrán acceso a los archivos y podrán modificarlos y eliminarlos pero, para ello deben disponer de una cuenta en Dropbox. Opcionalmente, podemos añadir un texto que acompañe a la invitación.

La invitación se manda automáticamente por correo electrónico y contiene un enlace a la carpeta situada en el servidor de Dropbox (por tanto, debemos tener en cuenta que, para compartir archivos, necesitamos conexión a Internet). Cuando cada usuario pinche en ese enlace, se abrirá en el navegador la web de Dropbox, donde deberá loguearse para aceptar la invitación. Si el usuario no tiene cuenta de Dropbox, deberá crear una.

Al acceder, verá una ventana como la siguiente:

Aceptar invitación

Si el usuario acepta la invitación, tendrá acceso a la carpeta compartida y a todo su contenido. La carpeta se sincronizará en los equipos en los que tenga instalado Dropbox y, como ya se ha comentado, en cualquier momento podrá modificar ficheros existentes, eliminarlos o añadir nuevos.

Es muy importante tener en cuenta que, al eliminar, modificar o mover un archivo que está dentro de una carpeta compartida, estamos eliminándolo,  modificándolo o moviéndolo de la carpeta del resto de usuarios con acceso (aunque parezca que sólo estamos tocando un archivo situado en nuestro ordenador). Por tanto, si queremos realizar pruebas sobre un archivo, es conveniente crear una copia en otra ubicación del ordenador diferente de la carpeta “My Dropbox”.

No obstante, como casi todas (si no todas) las herramientas que permiten trabajo colaborativo, en Dropbox disponemos de un control de versiones de cada archivo. En las cuentas gratuitas, el historial de archivos está limitado a 30 días.

De la misma forma que accedíamos a las opciones de carpeta, si seleccionamos un archivo y hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre él, podremos acceder a las opciones de archivo donde encontraremos el enlace “Ver versiones anteriores“.

Opciones de archivo

 

Al pinchar en esta opción, una vez más, accederemos a la web de Dropbox, donde podremos ver los cambios realizados en el archivo en los últimos 30 días. Es posible visualizar la fecha de la modificación, el tipo de cambio, el usuario que lo ha modificado y desde qué equipo, abrir la vista previa de cada versión y el tamaño del archivo en cada momento. Si es necesario, podremos restaurar cualquiera de las versiones disponibles.

Historial de un archivo

En resumen…

  • Dropbox es una aplicación muy útil para disponer de la última versión de nuestros archivos en cualquier lugar.
  • Permite el trabajo colaborativo o cooperativo, ya que varios usuarios pueden realizar modificaciones sobre un mismo archivo.
  • Todas las opciones que hemos visto (crear carpetas, subir archivos, compartir carpetas, visualizar el historial de archivos) se pueden realizar también desde la cuenta on-line.
  • Podemos conseguir almacenamiento extra al invitar a otros usuarios a usar Dropbox y estos crean una cuenta (250 MB por usuario).
  • Dropbox utiliza transferencia  segura SSL y encriptación de archivos. A pesar de estas medidas, debemos tener en cuenta que nuestros datos no dejan de estar alojados en un servidor externo y por tanto, es aconsejable tener precaución a la hora de incluir determinados archivos que puedan contener datos importantes y/o de caracter personal.

Enlaces

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Per a començar, hem de crear un compte de Dropbox. Haurem d’accedir a la seua web i descarregar l’aplicació, punxant en el botó “Baixar Dropbox“.

És important saber que, des de la web de Dropbox podrem accedir on-line a tots els arxius que hàgem afegit al nostre compte. Per a açò, haurem d’iniciar sessió amb el nostre e-mail i contrasenya (botó “Iniciar sessió” que apareix a dalt i a la dreta). D’aquesta manera disposarem d’aquests arxius en qualsevol lloc amb accés a Internet.

Descarga Dropbox

La instal·lació és senzilla (en general, només cal punxar en el botó “Següent” per a completar cada pas). En un dels passos de la instal·lació, hem d’indicar si ja disposem compte de Dropbox o no. Si és la primera vegada que utilitzem Dropbox, indicarem que no tenim compte, per a crear una en aquest moment.

Crear cuenta durante la instalación

En crear el compte, hem d’indicar una de les adreces de correu electrònic que utilitzem habitualment, però la contrasenya no té perquè ser la mateixa. En la part inferior, el nom de la computadora s’emplena automàticament, però és possible canviar-ho per un altre més descriptiu. D’aquesta manera es pot identificar l’equip que usem a cada moment.

Crear cuenta durante la instalación

En els següents passos de la instal·lació haurem d’indicar si volem un compte gratuït o de pagament i, el tipus d’instal·lació; triarem “Instal·lació típica“.

Elegir el tipo de instalación

 

Després de la instal·lació, podrem veure la icona de Dropbox en la barra de tasques i, al seu torn, s’obrirà la carpeta “My dropbox” o “Dropbox“, allotjada en “Els meus Documents“. Aquesta carpeta contindrà per defecte un parell de carpetes que no hem d’eliminar: “Photos” i “Public“, l’ús del qual comentarem en un altre post.

Carpeta creada

Haurem de repetir el procés d’instal·lació en els equips que utilitzem habitualment o en aquells equips en els quals vulguem tenir accés directe als nostres arxius de Dropbox, amb la diferència que aquesta vegada no haurem de crear el compte. Durant el procés d’instal·lació introduirem les dades del compte (e-mail i contrasenya) prèviament creada.

Primers passos amb Dropbox

Ja hem instal·lat l’aplicació i… ara què? Doncs és tan senzill com copiar els arxius que vulguem emmagatzemar dins de la carpeta “My Dropbox” (és just la carpeta creada automàticament en “Els meus Documents“). Imaginem que estem usant l’equip del nostre lloc de treball; en copiar un arxiu a la carpeta indicada, començarà el procés de sincronització amb el servidor on es crearà una còpia de l’arxiu, perquè puguem accedir a ella a través del nostre compte on-line.

Quan un o diversos arxius s’estan sincronitzant, la icona de Dropbox mostrarà unes fletxes circulars en blau (com el dibuix de l’esquerra). Una vegada acabat el procés de sincronització, la icona mostrarà una marca en verd (dibuix de la dreta).

Icono sincronizando Icono sincronizado

En arribar a casa i accedir al nostre equip (en el qual prèviament hem instal·lat Dropbox), veurem que automàticament (si tenim connexió Internet) comença la sincronització de nous arxius des de la web a la nostra carpeta local situada en “Els meus documents”. Si modifiquem aquest arxiu i ho deixem novament en el seu directori de Dropbox, l’endemà, en el treball, disposarem de l’última versió del fitxer, després del procés de sincronització.

Dins de la carpeta “My Dropbox”, podrem crear tantes carpetes com vulguem per a tenir els nostres arxius organitzats. En el servidor es crearà una còpia de tot el que tinguem en la carpeta “My Dropbox”, seguint la mateixa estructura de directoris.

Carpeta creada

Compartir arxius amb altres usuaris

Primer, obrirem la carpeta “My Dropbox“. Podem fer-ho manualment, punxant en “Els meus documents” i a continuació en la carpeta o, amb el botó dret del ratolí sobre la icona de Dropbox, seleccionant “Obrir carpeta de Dropbox“.

Menú contextual de opciones

Per a compartir arxius, és necessari compartir una carpeta. En compartir una carpeta, compartirem tots els arxius que conté i tots els arxius que copiem en ella des d’aquest moment.

Si seleccionem una de les carpetes que tenim en el nostre Dropbox i punxem sobre ella amb el botó dret del ratolí, podrem accedir directament a l’opció de compartir la carpeta.

Menú contextual de opciones

En punxar en aquesta opció, s’obrirà automàticament el lloc web i mostrarà la següent finestra:

Compartir una carpeta

Haurem d’introduir les adreces de correu electrònic dels usuaris amb els quals volem compartir el contingut de la carpeta, separades per comes. Aquestes persones tindran accés als arxius i podran modificar-los i eliminar-los però, per a açò han de disposar d’un compte en Dropbox. Opcionalment, podem afegir un text que acompanye a la invitació.

La invitació s’envia automàticament per correu electrònic i conté un enllaç a la carpeta situada en el servidor de Dropbox (per tant, hem de tenir en compte que, per a compartir arxius, necessitem connexió a Internet). Quan cada usuari punxe en aquest enllaç, s’obrirà en el navegador la web de Dropbox, on haurà de loguearse per a acceptar la invitació. Si l’usuari no té compte de Dropbox, haurà de crear una.

En accedir, veurà una finestra com la següent:

Aceptar invitación

Si l’usuari accepta la invitació, tindrà accés a la carpeta compartida i a tot el seu contingut. La carpeta se sincronitzarà en els equips en els quals tinga instal·lat Dropbox i, com ja s’ha comentat, en qualsevol moment podrà modificar fitxers existents, eliminar-los o afegir nous.

És molt important tenir en compte que, en eliminar, modificar o moure un arxiu que està dins d’una carpeta compartida, estem eliminant-ho, modificant-ho o movent-ho de la carpeta de la resta d’usuaris amb accés (encara que semble que només estem tocant un arxiu situat en el nostre ordinador). Per tant, si volem realitzar proves sobre un arxiu, és convenient crear una còpia en una altra ubicació de l’ordinador diferent de la carpeta “My Dropbox”.

No obstant això, com quasi totes (si no totes) les eines que permeten treball col·laboratiu, en Dropbox disposem d’un control de versions de cada arxiu. En els comptes gratuïts, l’historial d’arxius està limitat a 30 dies.

De la mateixa forma que accedíem a les opcions de carpeta, si seleccionem un arxiu i fem clic amb el botó dret del ratolí sobre ell, podrem accedir a les opcions d’arxiu on trobarem l’enllaç “Veure versions anteriors“.

Opciones de archivo

En punxar en aquesta opció, una vegada més, accedirem a la web de Dropbox, on podrem veure els canvis realitzats en l’arxiu en els últims 30 dies. És possible visualitzar la data de la modificació, el tipus de canvi, l’usuari que ho ha modificat i des de quin equip, la vista prèvia de cada versió i la grandària de l’arxiu a cada moment. Si és necessari, podrem restaurar qualsevol de les versions disponibles.

Historial de un archivo

En resum…

  • Dropbox és una aplicació molt útil per a disposar de l’última versió dels nostres arxius en qualsevol lloc.
  • Permet el treball col·laboratiu o cooperatiu, ja que diversos usuaris poden realitzar modificacions sobre un mateix arxiu.
  • Totes les opcions que hem vist (crear carpetes, pujar arxius, compartir carpetes, visualitzar l’historial d’arxius) es poden realitzar també des del compte on-line.
  • Podem aconseguir emmagatzematge extra en convidar a altres usuaris a usar Dropbox i aquests creen un compte (250 MB per usuari).
  • Dropbox utilitza transferència segura SSL i encriptació d’arxius. Malgrat aquestes mesures, hem de tenir en compte que les nostres dades no deixen d’estar allotjats en un servidor extern i per tant, és aconsellable tenir precaució a l’hora d’incloure determinats arxius que puguen contenir dades importants i/o de caràcter personal.

Enllaços

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