En la UA existen dos tipos de cuentas de correo: las institucionales y las externas. En ocasiones se genera una cierta confusión entre unas y otras, ya que las institucionales permiten el acceso a servicios de la UA mientras las externas no, aunque tengan otro tipo de ventajas. Vamos a intentar clarificarlo.
Cuentas de correo institucionales
Para simplificarlo un poco se pueden dividir las cuentas institucionales de la UA en dos grandes grupos: Las cuentas con dominio @ua.es, que en general son usadas por el personal de administración y servicios (PAS) y por el profesorado (PDI), y las cuentas de dominio @alu.ua.es, que son las utilizadas por el alumnado.
Históricamente, existen algunos dominios pertenecientes a departamentos o servicios de la UA, también institucionales, pero en los que no profundizaremos. Aunque un profesor pueda tener un correo con dominio diferente (el de su departamento), también tendrá el correo con dominio @ua.es.
Las cuentas de correo @ua.es y @alu.ua.es son utilizadas para acceder, como hemos avanzado anteriormente, a diversos recursos de la UA, como pueden ser UACloud, RedUA, Eduroam (wifi), etc. Estas cuentas permiten identificarnos como miembros de un colectivo de la UA. Eso quiere decir que, si cambiamos nuestra contraseña en UACloud, estamos cambiándola en el resto de aplicaciones. Esto es importante ya que, cuando cambiemos la contraseña, puede pasar que en algunos dispositivos deje de conectarse, por ejemplo, a la wifi, y haya que actualizar la configuración introduciendo la nueva contraseña. Generalmente el dispositivo detectará dicho cambio y demandará la nueva, pero en algunos dispositivos puede que no ocurra así y haya que renovar la configuración manualmente.
A través de las cuentas institucionales la UA comunica incidencias y notificaciones a PAS, PDI y Alumnado, siendo por tanto imprescindible su uso. El servidor de correo está situado en el edificio del Servicio de Informática y, por tanto, la UA tiene el control físico de dichas cuentas, lo que garantiza su seguridad. Entre otros factores cabe señalar que las contraseñas están encriptadas, lo que garantiza la seguridad de los datos personales.
Cuentas de correo externas
Gracias a acuerdos con Google y Microsoft, la UA ha firmado sendos convenios para disponer de unas cuentas externas, con dominio @gcloud.ua.es y @mscloud.ua.es respectivamente.
Al contrario de las cuentas institucionales, estas cuentas son de uso voluntario. Es decisión de cada usuario darse de alta en la plataforma de Servicios Externos.
Los convenios con ambas empresas proporcionan a los miembros de la comunidad universitaria ciertas ventajas, como mayor espacio de buzón, software adicional, etc.
Hay que destacar que existen malentendidos sobre la gestión de estas cuentas, ya que no son cuentas UA. Aunque en el dominio esté incluido el ua.es, realmente son cuentas 100% externas. Es decir, la UA no dispone de herramientas para la gestión o supervisión de dichas cuentas. Ante cualquier eventualidad, desde el Servicio de Informática no es posible dar soporte técnico.
Asimismo, estas cuentas externas no proporcionan acceso a recursos de la UA, es decir, no tienen acceso a Wifi, ni se puede disponer de los recursos bibliográficos, etc.
Estas cuentas se facilitan para un uso complementario a las cuentas institucionales.
La confidencialidad de las cuentas externas está garantizada por contrato con estas empresas. Pero también hay que ser conscientes de que dicha información está en los servidores de Google y Microsoft, en “la nube”. Las cuentas institucionales sí que están físicamente en servidores propios y, por tanto, garantizadas por la UA.
Miguel Ángel Alcaraz, Técnico de soporte y asistencia a usuarios.