José María García Avilés, director adjunto de la Biblioteca Universitaria, nos cuenta su experiencia durante la estancia Erasmus+ el pasado diciembre.
Las universidades españolas se encuentran en un proceso de selección de un nuevo sistema de gestión bibliotecaria. Los actuales programas de biblioteca fueron implantados a principios de siglo y en muchos casos por la necesidad que desde el punto de vista informático suponía el “efecto del año 2000”, según el cual muchos programas informáticos dejarían de funcionar con el cambio de siglo.
Los programas actualmente operativos están adaptados para bibliotecas que podemos denominar “clásicas”, con fondos bibliográficos principalmente en papel, pero ahora el mayor volumen de inversión se realiza en bibliografía sobre soporte electrónico. Esta mutación en el tipo de soporte, las nuevas necesidades planteadas por los usuarios, la adaptación a nuevas tecnologías y el acceso remoto a los contenidos son algunos de los principales motivos que impulsan este cambio.
Para evaluar sobre el terreno el funcionamiento real de uno de estos programas nos desplazamos, entre el 12 y 15 de diciembre de 2016 a la Universidad de Rótterdam. Previamente se eligieron dos instituciones, la Universidad de Rótterdam, que haabía instalado recientemente el programa WMS de OCLC y la Universidad Tor Vergata de Roma que tiene instalado el programa ALMA de Proquest. La Universidad holandesa aceptó rápidamente la solicitud y durante cuatro días sus técnicos respondieron al gran número de preguntas que se les plantearon.
La Universidad Erasmus de Rótterdam se encuentra en las afueras de esta ciudad, a unos tres kilómetros, y es fácilmente accesible a través de la red de tranvías, coche, bicicleta o andando.
Es una institución similar a la Universidad de Alicante, si bien más antigua, con unos 30.000 miembros, un moderno campus pequeño en fase de expansión y que tiene que hacer frente a una reducción de presupuestos y a la sustitución de su personal por jubilación, lo cual no se realiza, siendo uno de sus retos el aumento de la productividad pese a la reducción de personal, para lo que necesitan programas informáticos de última generación.
En el aspecto bibliotecario también presenta coincidencias: tenían un programa de más de 26 años, el nuestro tiene 17; las jubilaciones no se cubren, tiene un gran número de recursos electrónicos, evaluaron menos programas que nosotros pero coinciden con nosotros en los mejor considerados, su plantilla es la mitad que la nuestra y los ingresos en fondos bibliográficos en papel también la mitad, por lo que la información es comparable, y el número de usuarios es similar al nuestro.
Durante el curso 2015-2016 realizaron el proceso de sustitución del sistema informático de biblioteca, por lo que era una institución interesante de conocer por parte de la Universidad de Alicante para tener información directa de este proceso que tenían reciente.
La visita se realizó con el objetivo específico de conocer el funcionamiento del programa de forma directa, recoger información del proceso y recabar la opinión de todos los miembros implicados en su uso.
No se realizó una revisión puntual del funcionamiento de cada módulo del programa, primero por la premura de tiempo, segundo porque básicamente todas las funciones que nuestro actual sistema realiza están implementadas en el programa WMS, en tercer lugar porque ya hemos estado comprobando sobre la aplicación el funcionamiento de la misma con el necesario grado de profundidad que se requiere para la fase en la que nos encontramos.
Sí insistimos en conseguir información en esa parte de la que te enteras una vez instalado el programa, es decir, cuando ya es demasiado tarde, como resistencia del personal a la implementación y grado de dificultad de la misma, nivel de trabajo con el nuevo programa, fases más complejas del proceso, velocidad del sistema con respecto al anterior, necesidad de personal informático, posibilidad de compartir desarrollos informáticos con otras instituciones que ya tengan el programa, equipo necesario para la implementación del proyecto, gestión de los fondos en formato electrónico, etc., y por supuesto los criterios que siguieron para elegir un programa u otro, así como recabar documentación sobre su proceso de migración.
En resumen, una semana intensa, de muchas reuniones y mucha recogida de información, que fue posible gracias a una ayuda Erasmus + y a la amabilidad y conocimientos del personal de la Biblioteca de la Universidad de Rótterdam.
¡Gracias, José María por compartir tu experiencia!
