Hoy os presentamos la estancia de nuestros compañeros, Santiago Lacruz y José María García, en la Biblioteca de la Universidad Pedagógica de Cracovia entre el 18 y el 22 del pasado junio. ¡Gracias a los dos!
“La estancia surgió tras la invitación realizada por la Dirección de esa universidad polaca dentro del marco del programa Erasmus + y se desarrolló de acuerdo con el siguiente programa:
18 de junio:
- Reunión con la Dirección de la biblioteca
- Adquisición y catalogación.
- Conservación de la colección.
19 de junio:
- Digitalización y servicio de reprografía.
- Departamento de publicaciones seriadas.
20 de junio:
- Presentación de la Universidad de Alicante y de la Biblioteca Universitaria y sus proyectos.
- Visita a la sección de inglés del Institute of Neophilology.
21 de junio:
- Departamento de información científica.
- Departamento de circulación y sala principal de la biblioteca.
22 de junio:
- Reunión con la Dirección de la biblioteca.
- Visita a la Jagiellonian Library.
Los motivos fundamentales que justificaron aceptar la invitación fueron:
a.- Conocer el sistema bibliotecario de Polonia.
b.- Conocer los flujos de trabajo aplicados en esta institución, e intercambiar experiencias sobre los procesos realizados en ambas instituciones.
c.- Analizar su grado de desarrollo informático y compartir con ellos información sobre el nuestro y sobre el proceso común que actualmente se está realizando en Europa sobre el cambio de sistema de gestión bibliotecaria.
d.- Mejorar los conocimientos de idioma inglés en el país donde la práctica de este idioma está más implantada que en España.
El programa se desarrolló a lo largo de 5 días, los cuatro primeros en la Universidad Pedagógica de Cracovia, y el quinto en la Jagiellonian University, también en la ciudad de Cracovia.
Como principal interlocutora siempre tuvimos a Ewa Piotrowska, Secretaria científica de la institución, con el apoyo de la Subdirectora de Biblioteca Renata Zajac, quienes en todo momento coordinaron todas las tareas que estaban previstas en el programa de la estancia, y que se adjunta en este informe.
La estancia comenzó con una entrevista con el Director de la Biblioteca Universitaria, Stanislaw Skórka, quien nos informó de la existencia de 12 universidades en la ciudad de Cracovia, y que a nivel polaco tienen un consorcio de bibliotecas que actúa de forma conjunta en la toma de decisiones importantes, por ejemplo la elección del programa de biblioteca o los grandes paquetes de recursos electrónicos.
Están inmersos en un proyecto que nos es común, la elección de un nuevo sistema de gestión de biblioteca. Actualmente tienen Virtua, una evolución del programa VTLS propiedad de la empresa Innovativ, la misma que posteriormente desarrolló Millenium y que ahora desarrolla y comercializa uno de los nuevos programas que compiten en el mercado, Sierra.
Nos hizo una presentación global del sistema de bibliotecas de la Universidad de Cracovia, que gira alrededor de la Biblioteca Principal, así como el sistema de promoción del personal, en función de méritos contraídos por cada miembro del equipo en cada momento, por lo que la promoción es continua.
La Biblioteca adquiere el 60% de los nuevos títulos, el resto proceden de otras fuentes. Es de destacar que tienen financiación del 50%, por parte de la Unión Europea, para los libros más utilizados, los cuales llevan en la contraportada un distintivo de la cofinanciación.
La Biblioteca tiene un presupuesto propio con una partida para la compra de todos los libros que ingresa, y están fomentando el uso del préstamo interbibliotecario para ahorrar costes.
La catalogación de estos libros la realizan en el catálogo central de Polonia, no capturan, aunque sí ven el registro en OCLC antes de proceder a su catalogación. Una vez realizada la primera catalogación en esa base de datos central, cada una de las bibliotecas de la red sólo tiene que incorporar su información de copia.
Con el fin de facilitar el proceso, tienen las mismas autoridades para todas las bibliotecas del sistema.
El proceso de catalogación e indización lo hacen simultáneamente, y tienen cuatro personas dedicadas a este trabajo, para un volumen de 6.000 nuevos ingresos al año.
El edificio de la Biblioteca se les ha quedado pequeño, por lo que la mayor parte del fondo bibliográfico lo tienen en depósito, y sólo un pequeño porcentaje se encuentra en acceso abierto en la sala de lectura.
Sólo se puede acceder a este fondo previa solicitud, que se suministra cada media hora, y se puede hacer de forma presencial o por correo electrónico.
El volumen de préstamos oscila desde los 500 ejemplares los lunes a los 100 los sábados, siempre de forma decreciente a lo largo de la semana. Evidentemente un acceso abierto ampliaría el número de préstamos, pero esto no pueden abordarlo hasta que se realice el cambio de edificio que tienen previsto.
El depósito también lo tienen fragmentado, unas 150.000 copias en compactos y 550.000 en estanterías tradicionales.
El fondo antiguo lo tienen digitalizado, en total unos 2.000 títulos, y es un proceso que continúan diariamente, pues tienen un servicio propio de digitalización.
El fondo digitalizado lo suben a su repositorio desde la Unidad de Informática de Biblioteca, aunque la selección del fondo a digitalizar se realiza en la Unidad de Digitalización.
Digitalizan los libros con más de 70 años de antigüedad, y las tesis las depositan todas en el repositorio.
Disponen de escáner de sobremesa y dos equipos de digitalización cenitales, uno de ellos, el más antiguo, con doble cámara y soporte en “v” para evitar abrir en exceso los libros, y uno más moderno e interesante con plataforma móvil, que permite mantener en posición totalmente horizontal cualquier libro que deposite sobre ella con independencia del grosor del libro y de las páginas a digitalizar.
Es de destacar que la Biblioteca de la Universidad Pedagógica de Cracovia dispone de un servicio de informática propio, con cinco técnicos. Todos sus datos están alojados en un servidor independiente. Con respecto al catálogo de bibliotecas han implementado Vu finder como discovery y Dspace como software de gestión del repositorio.
La disponibilidad de personal informático propio les permite plantearse proyectos de software de gestión de biblioteca como Folio para sustituir a VTLS como sistema integrado de gestión bibliotecaria.
Con respecto a las revistas, tienen un depósito cerrado de publicaciones periódicas, también obligado por la carencia de espacio ya aludida en el caso de las monografías.
Hasta 2005 el catálogo de revistas lo tienen en formato manual, y la colección de recursos electrónicos es pequeña, tienen unos 4.700 títulos de revistas electrónicas con un número de usuarios anual de 2.800.000.
Para facilitar el acceso a los artículos publicados en revistas en papel han creado una base de datos, denominada “Edukator” en la que vacían los artículos. Es una base de datos propia de la Universidad Pedagógica, no compartida con otras instituciones, careciendo de un sistema similar a Dialnet en España.
Cualquier publicación que se incluye en esta base de datos se puntúa para valorar su impacto, valoración que sirve al autor para promocionarse en la Universidad. Al mismo tiempo esta base de datos funciona como un depósito legal para las publicaciones de la Universidad Pedagógica de Cracovia.
Sobre usuarios y acceso a la biblioteca indicar que tienen 6.274 usuarios registrados. No tienen restringido el acceso a los servicios que ofrece la biblioteca, por lo que cualquier habitante de Cracovia puede hacer uso de las instalaciones.
Con respecto al número de préstamos, esta cifra se reduce año tras año, tendencia general en todas las bibliotecas con la aparición de los recursos electrónicos. El acceso remoto es mediante usuario y contraseña a través de su campus virtual, y tienen unos 8.000 al año según cifras de 2017. El acceso es abierto a todos los usuarios excepto para algunas tesis del repositorio, que están protegidas por contraseña.
Es obligatorio para todos los usuarios de la Universidad depositar ciertos documentos en el repositorio institucional, como las tesis leídas, y recomendable el resto de documentos publicados por ellos. Es una herramienta nueva y la están promocionando. El software utilizado para desarrollar su repositorio es Dspace.
El préstamo también está estructurado por categorías de usuarios; así, un alumno puede retirar en préstamo hasta diez libros durante un mes. Realizan hasta diez reclamaciones y si no devuelve los libros no se le entrega el título acreditativo de sus estudios. Las sanciones se pagan en dinero.
Estadísticamente realizan 118.000 préstamos al año, cantidad que se podría superar fácilmente si el fondo estuviese en acceso abierto, o se informatizase, pues lo efectúan mediante la tradicional ficha en papel que entregan en el mostrador de préstamo, y han de esperar hasta una hora, si el libro está en el depósito, para recibir la copia.
Determinados títulos no salen de la sala, pero para facilitar el uso a los investigadores que los están utilizando se les reservan hasta dos semanas.
El volumen de préstamo interbibliotecario no es muy alto, aunque tienen especial interés en este servicio. Por nuestra parte le dejamos el contacto de nuestro servicio de préstamo interbibliotecario para establecer acuerdos futuros. Tienen entre 200 y 300 al año, la mayoría a nivel nacional, pues, por ejemplo, durante el curso 2015-2016 pidieron 38 títulos a bibliotecas situadas fuera de Polonia, principalmente a Alemania.
La mayor parte de los préstamos los realizan con bibliotecas con las que tienen acuerdos de gratuidad.
Por nuestra parte, en cada sección donde tuvimos entrevista con su personal aportamos nuestro sistema de trabajo y los medios disponibles. Así mismo impartimos una conferencia en la que presentamos la ciudad de Alicante, la Universidad, la Biblioteca y los proyectos que hemos realizado o están en fase de desarrollo, por los que mostraron gran interés; de hecho dos de sus informáticos mostraron interés en hacer una estancia en la Biblioteca Universitaria de Alicante.
Por último visitamos la sede de fondo antiguo de la Biblioteca de la Universidad Jagelónica, situada en la tercera universidad más antigua de Europa, también en Cracovia, donde nos mostraron algunos de los documentos conservados, su sala de estudio e investigación y sus catálogos, que al igual que ocurre en la Universidad Pedagógica se encuentran buena parte de ellos en soporte papel, pues están en fase de reconversión.
Indicar por último que ésta sede actúa como segunda Biblioteca Nacional de Polonia (además de la situada en Varsovia), recibiendo una segunda copia de cada una de las publicaciones que se editan, medida lógica esta de duplicar la colección del país teniendo en cuenta la historia del mismo, caracterizada por continuas destrucciones de su patrimonio.
Personalmente, nos ha aportado una visión excelente de cómo funciona una Universidad distinta a la nuestra, pero con objetivos similares. Además nos ha servido para plantear nuevos servicios, nuevos objetivos para desarrollar en nuestra Biblioteca Universitaria.
También podemos destacar que la visita con otro colega es favorable para comentar cada servicio o actividad, y la posterior valoración en común. Además de observar las posibilidades de aplicación en nuestra Biblioteca.
Y por supuesto, comentar que Cracovia es una ciudad muy bonita y que el trato recibido por parte del personal de la Biblioteca ha sido excelente.”
