La cartera estratégica de proyectos de TI como buena práctica para la Gobernanza de las TI en las universidades
Francisco Xavier Valverde Alulema
Tesis Doctoral
Director: Dr. Faraón Llorens Largo
Programa de Doctorado en Informática
Universidad de Alicante
Alicante, Marzo 2019
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Hoy ha sido la defensa de la tesis. ¡Enhorabuena Francisco! ¡Buen trabajo!
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Resumen:
La Gobernanza de las TI es una nueva filosofía de trabajo que se está integrando con fuerte aceptación a nivel organizacional. Las empresas sean estas públicas o privadas han visto en las tecnologías de la información (TI) la oportunidad de mejorar los procesos de forma automatizada. Además, les permiten proveer a los usuarios del acceso a sistemas de información que permitan mejorar la eficiencia y efectividad de dichos procesos. Sin embargo, a pesar de que las organizaciones están incluyendo en su infraestructura más sistemas de información, aún faltan controles por parte de la alta dirección organizacional que les permita medir de algún modo el adecuado uso de las TI, es decir, si las TI están generando valor organizacional y si están contribuyendo al logro de los objetivos del negocio. La alta dirección normalmente está constituida por personal no informático, esto implica que habitualmente las decisiones sobre las TI han sido delegadas a los departamentos de TI por ser vistas simplemente como un ente técnico y de operaciones.
Lograr integrar las responsabilidades en la alta dirección para que se tomen decisiones sobre las TI es un trabajo difícil. Por ello en la actualidad se han creado normas y marcos de referencia que se han establecido para que la alta dirección tenga un modelo a seguir en base a principios de Gobernanza de las TI. Además de la responsabilidad que deben asumir los altos directivos sobre las decisiones y el uso adecuado de las TI desde el punto de vista estratégico, la Gobernanza de las TI se apoya en buenas prácticas proporcionadas por organizaciones que han visto mejores resultados al integrar estos procesos de buen gobierno. Una de estas prácticas es la implantación de una cartera de proyectos de TI, que permita alinear los proyectos que se van a ejecutar desde el punto de vista estratégico, permitiendo la optimización de recursos y generando mayor valor organizacional.
En el caso de las instituciones públicas y en particular de las universidades, se han creado modelos de Gobernanza de las TI específicos. Estos modelos se han adaptado a la estructura organizacional de este tipo de instituciones, manteniendo la esencia de normas y marcos de trabajo reconocidos. Se han determinado buenas prácticas de Gobernanza de las TI en el ámbito de las universidades y se han desarrollado proyectos de implantación en el mundo, en donde la alta dirección, es decir los consejos universitarios y el rector están comprendiendo la importancia de involucrar procesos de Gobernanza de las TI en este tipo de instituciones y están obteniendo resultados con indicadores que les permita demostrar el alto impacto estratégico de las TI y si estas están siendo utilizadas de forma adecuada.
Basado en todos estos aspectos, el propósito de la tesis es poder contribuir a la implantación de una cultura de Gobernanza de las TI a través de una buena práctica probada. Para ello se ha realizado un estudio exhaustivo de la cartera de proyectos de TI, al segmentar esta buena práctica en elementos y ventajas que deban considerarse antes de su implantación. La investigación realizada en esta tesis permitirá tener a la mano una herramienta sencilla de utilizar con el fin de diseñar estratégicamente una cartera de proyectos de TI que incorpore elementos que puedan demostrar su claro alineamiento a los principios de Gobernanza de las TI. Además, la inclusión de estos elementos tendrá a la mano las ventajas que se puedan lograr, teniendo de esta forma una herramienta robusta y probada que permita establecer el estado situacional de la cartera de proyectos de TI en cualquier universidad y considerar su mejora o madurez.
La tesis se ha desarrollado siguiendo una metodología de investigación de enfoque secuencial, en cuyas fases existe un bucle de aprendizaje para mejorar e identificar el planteamiento inicial del problema. Posteriormente, para la recopilación de publicaciones que apoyen a la investigación se acudió al método de revisión sistemática de la literatura (SLR). Se realizó la búsqueda de publicaciones tanto en bases de datos científicas como en repositorios de universidades y asociaciones de prestigio. A partir de las publicaciones seleccionadas se pudo elaborar el marco teórico de la investigación, que está recogido en dos capítulos, uno dedicado a la Gobernanza de las TI que es el área de estudio general de la investigación y otro capítulo específico a la buena práctica por analizar que es la Cartera de proyectos de TI. Adicionalmente, se ha integrado en esta metodología el diseño de investigación exploratorio mixto, en donde la elaboración de la propuesta de investigación debe cumplir dos fases claramente definidas. La primera fase está enfocada a realizar un análisis cualitativo de la investigación mediante la colaboración de un grupo de expertos en Gobernanza de las TI. La segunda fase se ejecuta a partir de los datos cualitativos de la primera fase y mediante la realización de una encuesta a los responsables de TI de las universidades públicas españolas se obtienen datos cuantitativos. Estos responsables de TI aportan a la investigación su alto conocimiento y experiencia, tanto con la norma ISO 38500, como la experiencia derivada de la implantación en su universidad de una cartera de proyectos de TI. Las universidades públicas españolas han podido suministrar datos valiosos que han permitido la elaboración final de una propuesta de elementos y ventajas de una cartera estratégica de proyectos de TI y su alineamiento a los principios de Gobernanza de las TI.
El aporte principal de la investigación es la propuesta de un instrumento para evaluar una cartera proyectos de TI (rúbrica de la CEPTIU), determinar si esta es estratégica y si está alineada a la Gobernanza de las TI. Esta rúbrica tiene 16 elementos considerados la parte tangible de la cartera. Adicionalmente se establecen 20 ventajas consideradas y relacionadas inicialmente como efecto de los elementos propuestos. Las ventajas son la percepción de hacer bien las cosas y de condiciones favorables en la organización. Adicionalmente en la propuesta se ha podido determinar la relación de alineamiento tanto lineal como transversal entre los elementos, ventajas y los principios de Gobernanza de las TI tomando como referente la norma internacional ISO/IEC 38500. Esta propuesta ha sido realizada para el entorno de las universidades españolas, sin embargo, puede tomarse de referencia en cualquier universidad pública del mundo con condiciones similares.
Finalmente, como conclusión final se establece que, en una universidad con una Gobernanza de las TI no necesariamente explícita, la cartera de proyectos de TI es una buena práctica para la implantación de una cultura de Gobernanza de las TI. Se tiene a la mano una herramienta sencilla y escalable que permite determinar el estado situacional de la cartera de proyectos de TI en las universidades o que puede considerarse previamente para el diseño y puesta en marcha de una cartera de proyectos de TI con un enfoque claramente estratégico.